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更新日:2023年04月01日 コラム

宴会の幹事の役目とは

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年末年始や異動の時期は、宴会が増えますよね。
もし宴会の幹事を任されたら、何から始めれば良いのか迷ってしまいますよね。
そこで今回は、宴会の幹事の役目についてご紹介します。
▼宴会の幹事の役目とは?
幹事のお仕事は、多岐にわたります。
遅くても1ヶ月前には計画を立てて、準備に取り掛かりましょう。
また大規模な人数で行われる場合には、協力者を依頼し役割を分担すると安心です。
■日程を調整
まずは宴会の日程を決めましょう。
できるだけ多くの人が参加できる日が理想です。
会社の繁忙期を避け、業務に支障がない日を選びましょう。
■出欠の確認
日程が決まったら、出欠の確認を行います。
出席できる人数で会場の規模が決まるため、人数は早めに把握しておくと良いでしょう。
■会場の予約
予算と出席の人数に合わせて、会場の予約を行います。
飲み放題やコースなどのプランも合わせて検討し、手配しましょう。
また、キャンセル料の発生についても必ず確認しておく必要があります。
■宴会の告知
会場やプランが決まったら、宴会の詳細(場所・時間・メニュー・コース・金額)を告知しましょう。
参加費が必要な場合には金額や徴収方法を伝え、伝達モレがないよう確認を行います。
■当日の計画
当日の計画は、具体的に立てておきましょう。
乾杯の音頭・挨拶・余興・出し物・締めの言葉といった流れとタイミングを決めます。
事前に適任者に依頼するなどの手配しておきます。
また、当日の進行役を誰がするかも決めておきましょう。
■宴会のお支払い
事前に集めたお金で支払いを行います。
■二次会の場所を探しておく
もし二次会に行くことになったときのために、場所を探しておきましょう。
▼まとめ
幹事の役目は、多岐にわたります。
日程調整・出欠確認・会場予約・告知・当日の計画・挨拶の依頼・支払いなどです。
必要に応じて協力者を依頼し、役割を分担すると安心ですよ。
余裕を持って1ヶ月以上前から計画と準備に取り掛かりましょう。

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